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Actualizado: 10 agosto, 2023
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La importancia de la comunicación en la era en la que vivimos hace que cada vez más, los medios de comunicación así como los dispositivos estén más especializados. Y no hablamos sólo de dispositivos, sino también de distintos métodos de comunicarse.
En ocasiones, necesitamos que la comunicación que tenemos con otra persona o empresa sea totalmente formal y exista una constancia de que ésta se ha producido. Y en eso consiste la comunicación fehaciente.
Qué es la comunicación fehaciente
La comunicación fehaciente o también notificación fehaciente, tiene lugar cuando se tiene constancia tanto del contenido como de la recepción del mismo por parte del destinatario. Dicho de otro modo, ésta sería la comunicación en la que el emisor puede probar y asegurarse de que el receptor ha quedado notificado, a fecha y hora indicada.
Es necesario conocer el funcionamiento de este tipo de notificación para no incurrir en posibles problemas, especialmente cuando hablamos del cómputo de plazos. La comunicación fehaciente es siempre el inicio de dicho cómputo de plazos, para que así las fechas y términos puedan ser cumplidos por el receptor desde el momento en que recibe la notificación.
Las notificaciones fehacientes son comunes en varios ámbitos, como el legal, administrativo, laboral, contractual y gubernamental, donde se necesita asegurar la recepción de información crítica o el cumplimiento de plazos importantes.
La Ley que regula comunicación fehaciente es la Ley 1/2000, del 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil
La ley es la que exige, en muchas ocasiones, que se lleve a cabo una comunicación o notificación fehaciente, de manera que no queden dudas. Esto suele exigirse cuando se requiere probar cuestiones importantes con implicaciones jurídicas, para notificar a la otra parte de determinadas decisiones o acuerdos. De ahí la importancia de conocer el estado de las comunicaciones.
Para que una comunicación sea fehaciente, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Hecho, acto o estado de cosas que se documenten.
- Fecha en la que se produce dicha comunicación y documentación.
- Identidad de los fedatarios y demás personas que intervengan en ella.
Medios de comunicación válidos para comunicaciones fehacientes
Los siguientes métodos, siempre que cumplan los requisitos estipulados, pueden ser completamente válidos para llevar a cabo notificaciones fehacientes. Algunos de estos medios son:
- Burofax: Envío de documentos certificados por correo postal con acuse de recibo.
- Correo electrónico certificado: Plataformas que permiten enviar correos electrónicos con validación y acuse de recibo.
- Mensajería instantánea con acuse de recibo: Plataformas de mensajería que confirman cuando el mensaje ha sido entregado y leído.
- Cartas certificadas: Envío de cartas por correo postal con acuse de recibo.
- Telegrama: Mensaje enviado por un servicio de telegramas con constancia de entrega.
- Fax con confirmación de envío: Envío de faxes que reciben una confirmación de entrega.
- Notificaciones a través de plataformas de gestión documental con trazabilidad.
- Mensajes de texto (SMS) con confirmación de entrega.
- Mensajes a través de aplicaciones de mensajería con opción de acuse de recibo.
- Entrega en mano con firma de recibido.
Medios de comunicación que no son fehacientes.
Sin embargo, no todos los medios tienen esta característica y en ocasiones se puede llegar a confundir lo moderno o actual con que tenga una validez legal mayor de la que realmente tiene. Correos electrónicos, redes sociales, cartas ordinarias, cartas certificados, mensajería instantánea (WhatsApp), son algunos de estos métodos y en ciertas ocasiones no pueden acreditar el carácter probatorio.
Algunos de estos medios tan comúnmente utilizados y que, sin embargo, no se podrían considerar como prueba de notificación fehaciente, son:
- Redes sociales públicas (por ejemplo, publicaciones en Facebook, Twitter, etc.).
- Mensajería instantánea sin opción de acuse de recibo.
- Comentarios en foros o blogs.
- Comunicaciones verbales sin registro o confirmación por escrito.
- Correo electrónico no certificado ni con firma electrónica avanzada.
- Mensajes de texto (SMS) sin confirmación de entrega o lectura.
- Comunicación a través de aplicaciones de chat sin opción de acuse de recibo.
- Notificaciones realizadas por correo electrónico personal sin seguimiento.
- Fax sin confirmación de envío ni registro de entrega.
- Mensajería de voz sin grabación o confirmación de recepción.
Presunción de la comunicación. Tablones de anuncios y boletines oficiales
La comunicación fehaciente ha de cumplir una serie de requisitos para que sea válida, y es esta misma la que otorga validez y autenticidad a las notificaciones emitidas por parte de las Administraciones Públicas y otros organismos.
Si bien es cierto que cada vez son más las notificaciones que han de hacerse a través de medios electrónicos, todavía existen canales tradicionales mediante los que publicar dichas notificaciones en las Administraciones.
Estos canales son especialmente dos, y tienen toda la presunción de una comunicación fehaciente:
- Boletines Oficiales
- Tablones edictales
Tablones Edictales
El tablón de anuncios, o también conocido como tablón de edictos, es uno de los medios de comunicación más utilizados en prácticamente cualquier administración, ya sea de carácter público o privado. De hecho, es el medio que muchas Administraciones Públicas, como los ayuntamientos, utilizan para notificar a sus ciudadanos de asuntos que les repercuten.
Por tanto, un tablón de anuncios puede definirse como el sitio destacado, público y visible en el que se va a colocar una copia del documento a notificar. Una vez han sido colocados estos documentos, se da por efectuado el acto de comunicación y notificación.
Boletines Oficiales
Un boletín oficial, también llamado diario oficial, es un medio de comunicación escrito que sirve tanto a un Estado como a una organización (internacional o regional) a publicar sus normas jurídicas y otras notificaciones.
Cuando dichas normas jurídicas u otros anuncios a notificar han sido aprobados por el órgano en cuestión, deben publicarse en dicho boletín oficial para que puedan tener efectos jurídicos. Además, sigue también un principio fundamental: la ley ha de ser conocida por el público para que sea legítima.
Boletín Oficial del Estado
El Boletín Oficial del Estado es, según el Real Decreto 181/2008, del 8 de febrero, el diario oficial del Estado español: el medio de publicación de las leyes, disposiciones y actos de inserción obligatoria.
En el Boletín Oficial del Estado se llevan a cabo las siguientes publicaciones:
- Disposiciones generales de los órganos del Estado y los tratados o convenios internacionales.
- Las disposiciones generales de las Comunidades Autónomas.
- Las disposiciones que no sean de carácter general, las resoluciones y actos de los departamentos ministeriales y de otros órganos del Estado y Administraciones Públicas.
- Las convocatorias, citaciones, requisitorias y anuncios cuando una ley o un real decreto así lo establezcan.
Notificaciones a través de medios electrónicos
La ley ha establecido que la mayoría de notificaciones que deban hacer las Administraciones Públicas se hagan a través de medios electrónicos. Así pues, las notificaciones por medios electrónicos deberán practicarse mediante comparecencia en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante. Es decir, el acceso por el interesado (o su representante) debidamente identificado al contenido de la notificación.
Estas notificaciones electrónicas se entenderán practicadas desde el momento en que se produzca el acceso a su contenido. Por el contrario, se entenderá como rechazada si la notificación es electrónica por obligación (o así haya sido elegido por el interesado) y hayan transcurrido 10 días desde la notificación sin que se haya accedido a su contenido.
Los interesados podrán acceder a las notificaciones desde el Punto de Acceso General electrónico de la Administración, el cual funcionará como un portal de acceso.
Si te encuentras en una situación en la que debes gestionar un gran número de notificaciones electrónicas y ves que no es viable revisarlas todas cada día debido al gran consumo de tiempo que conlleva, no dudes en inscribirte en una demo para conocer nuestro software mejor y ver todo lo que puede hacer por tí.