Gestión de las notificaciones. Convertir una obligación en una oportunidad.

En un momento en que atraer clientes nuevos es cada vez más difícil y la venta cruzada a nuestros clientes, uno de los pilares en los que debemos basar nuestro crecimiento, es necesario hablar de la gestión de las notificaciones electrónicas obligatorias de nuestros clientes como una vía de negocio a explorar.

Un breve resumen sobre lo que dice la ley sobre las NEOS y su obligatoriedad.

La ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo. El Objetivo es agilizar la gestión de los procedimientos. 2 condiciones: a) Antes de acceder al contenido, el interesado ha de haber visualizado un aviso sobre el mismo. b) El sistema registra el acceso como medio de acuse y recibo.
Responsabilización del interesado. Una vez recibida la notificación, se considera como notificada en un plazo máximo de 10 días, se haya consultado o no. En la práctica, son las asesorías las que llevan al día la relación entre el cliente y las Administraciones Públicas.
Fechas Claves: En 2015 se publicó la Nueva Ley de Procedimiento Administrativo. En 2016 entra en vigor la mayor parte del articulado. En 2018 los autónomos entran en el sistema y deben gestionar electrónicamente.
Gestionar las Notificaciones es aumentar la carga de trabajo. Es necesario contar con herramientas para el control de los procedimientos que se deriven de las notificaciones recibidas, la replicación de datos ola comunicación de las notificaciones con el cliente.

¿Cómo aprovechar la gestión de Notificaciones en la Asesoría y el Despacho?

¿Cómo se gestionan las Notificaciones en las asesorías? En nuestra experiencia nos encontramos con tres tipos de asesores en lo que es la relación con las notificaciones y su cliente:

El Despacho no quiere ofrecer esa opción por cuestiones de responsabilidad o no saben cómo afrontar el reto.
Gestionan y ofrecen el servicio sin facturarlo. No se ha hecho con los clientes de toda la vida y es difícil hacer el cambio.
No se ofrece este servicio, pero saben de la oportunidad que supone para ampliar cartera de servicios y facturación.

¿Te reconoces en alguno de estos grupos? Entonces te interesa seguir leyendo.

¿Cuáles son los costes de gestionar las NEO´S sin facturar?

Si gestionamos las Notificaciones de nuestros clientes al menos estamos obligados a consultar cada 10 días para que no se nos pase nada y asegurar el cumplimiento de la legalidad. A ello hay que añadir la comunicación con el cliente, la gestión y la solicitud de documentación para atender el requerimiento.

Pero vamos a poner un ejemplo con una asesoría que gestiona 50 clientes a los que les lleva las notificaciones y no les factura por ello. Para una media de 3 buzones y 3 consultas al mes el coste es de 15h de gestión, lo que puede suponer de media al mes 375 € en costes laborales, o lo que es lo mismo 4.500€ al año en esa gestión que realizamos, que no facturamos y que supone una responsabilidad.

Si utilizáramos un programa de gestión de las notificaciones, el coste en tiempo de acceso y consulta a las diferentes plataformas es 0€ y en el caso de MsNotifica, al mes serían 68.25€ el primer año y solo 28,25€ el resto de años. Esto supondría un coste de 819€ el primer año y de 339€ el resto de años.

De un vistazo rápido podemos ver que con una facturación mensual de solo 5€ al mes a estos clientes, tendríamos una facturación extra de 3.000 € /mes que si los sumamos a los 4.000 € de media que nos suponía en costes laborales, la implantación de una gestión automatizada de las Notificaciones electrónicas nos supondría un rendimiento de 7.000€ de forma anual en este ejemplo.

¿Por qué es una buena idea gestionar las NEOS de nuestros clientes?

Queda claro con el ejemplo anterior en términos de pura rentabilidad económica es más que sostenible. Para empezar a trabajar este servicio es fundamental contar con una herramienta de gestión y automatización de Notificaciones Electrónicas Obligatorias como MsNotifica. Las tres razones fundamentales para implantar el servicio son:

Damos una mejor experiencia cliente y aumentamos nuestro portfolio de servicios.
Rentabilizamos una tarea hasta ahora solo traía consigo costes.
Es un servicio de pago recurrente automatizable.

¿Cómo empezamos a facturar a nuestros clientes?

Sabemos que no es tarea fácil decirle a los clientes que les vamos a subir la cuota, pero por ello os damos los argumentos que creemos que son necesarios mostrar a aquellos que sean susceptibles de acogerse al servicio.

Dotar de valor al servicio prestado, que es cada vez más complejo. Podemos ejemplificar el tiempo dedicado. Cada vez más organismos se unen a las NEOS = Más tiempo dedicado.
Queremos continuar prestando el servicio con total garantía y con una gestión que asegure ausencia de errores en el servicio.
El control de las NEOS es imprescindible y no gestionarlo adecuadamente puede conllevar sanciones.

A pesar de esto, se van a dar situaciones de “clientes de toda la vida” o clientes a los que sabemos positivamente que no le podemos subir la cuota. Con ellos podemos disgregar la factura para que quede como concepto de facturación y abrir la puerta a facturarla en el futuro aunque en un principio no lo hagamos.

Hay otra opción y es que el cliente para que no lo vea repercutido en la cuota de la asesoría contrate directamente con MsNotifica y se realiza una instalación en el cliente que replique en la asesoría. La facturación se la haría Microdata al cliente y la asesoría comisionaría por este concepto.

Si quieres empezar a rentabilizar el tiempo que hoy dedicas a las Notificaciones, ponte en contacto con nosotros en info@microdata.es o en el 950 268 000 y un gestor te ayudará en la implantación de todo el proceso. Ms Notifica es un software muy fácil de utilizar, el sistema permanentemente vigila y alerta de la existencia de NEO en la DEH de las empresas que gestiona, facilita la descarga proponiendo la fecha óptima según plazos y calendarios y, facilita su archivo clasificado por empresas y asunto.

¿Cómo se obtiene la certificación de las notificaciones practicadas electrónicamente?

La obtención de una certificación digital de estas notificaciones electrónicas es muy sencilla. Dentro del propio buzón de la Dirección Electrónica Habilitada es posible descargarse dicha certificación en un formato XML.

Para conseguir esta descarga, bastará con seleccionar el icono de descarga de certificación. Así, aparecerá el contenido de la certificación de manera textual para poder descargarlo. Una vez descargado este fichero se tendrá que cargar en la pestaña de “Carga Certificación”.

Cuando se cargue dicho fichero, ya se generará una certificación en formato PDF, en la que se incluirá el Código de Verificación Electrónica (CVE), el cual será válido hasta 30 días después de la generación del fichero en PDF.

Este Código de Verificación Electrónica es un código de seguridad que sirve para asociar de manera unívoca cada copia en papel de una certificación con su documento electrónico original. Por tanto, sirve para que un tercero pueda comprobar su validez introduciendo simplemente el CVE en la opción de “Verificación de Certificaciones” que ofrece la DEHú.