Qué son las notificaciones electrónicas y su importancia

Actualizado: 10 agosto, 2023

En la era que vivimos, donde la tecnología abarca todos los ámbitos de nuestro día a día, tratamos de ser más eficientes y productivos a cada paso que damos.

Sin embargo, a veces ocurre que estos avances, que a priori son para hacernos ahorrar tiempo, puede ocasionarnos un malgasto del mismo, llevándonos a dedicar horas y horas en tareas improductivas, y una de ellas es la búsqueda de notificaciones electrónicas que pueden enviarnos las Administraciones Públicas y otros organismos.

En este post vamos a ver la importancia de las notificaciones electrónicas y una solución para evitar esta pérdida de tiempo, así como no correr el riesgo de que se nos escape ninguna.

Qué son las Notificaciones Electrónicas

Las notificaciones electrónicas son comunicaciones oficiales transmitidas a través de medios electrónicos, como el correo electrónico o sistemas especializados en la gestión de notificaciones. Estas poseen una serie de ventajas frente a las notificaciones tradicionales, tales como su rapidez, eficiencia y economía. Adicionalmente, ofrecen una trazabilidad y seguridad superiores en el proceso de comunicación.

Estas notificaciones pueden ser informativas, transaccionales o interactivas, y se utilizan en una variedad de contextos para informar, alertar o interactuar con los usuarios.

Tipos de notificaciones electrónicas

Tras saber qué son las notificaciones electrónicas, vamos a continuar nombrando algunos tipos de notificaciones que podemos encontrarnos en nuestro día a día. A continuación algunos ejemplos:

1. Notificaciones Gubernamentales: En algunos países, los organismos gubernamentales utilizan notificaciones electrónicas para enviar información importante a los ciudadanos, como declaraciones de impuestos, notificaciones legales, etc. Este será el tipo de notificación electrónica que trabajaremos en MsNotifica.
2. Notificaciones Informativas: Estas proporcionan información relevante a los usuarios, como actualizaciones de productos o servicios, cambios en políticas, noticias relevantes, eventos próximos, etc.
3. Notificaciones Transaccionales: Son aquellas relacionadas con transacciones, como confirmaciones de compras en línea, detalles de envío, confirmaciones de reservas, confirmaciones de pagos, etc.
4. Notificaciones de Alerta: Se utilizan para alertar a los usuarios sobre eventos importantes o urgentes, como alertas meteorológicas, recordatorios de citas, alertas de seguridad, etc.
5. Notificaciones Interactivas: Estas permiten a los usuarios realizar acciones directamente desde la notificación, como responder a un mensaje, confirmar su asistencia a un evento o hacer un pago.
6. Notificaciones de Redes Sociales y Aplicaciones: Son las alertas que recibes de aplicaciones y plataformas en línea, como notificaciones de mensajes en redes sociales, actualizaciones de aplicaciones, etc.
7. Notificaciones de Servicios Financieros: Los bancos y otras instituciones financieras utilizan notificaciones electrónicas para informar a los clientes sobre transacciones, saldos, estados de cuenta, etc.

Ventajas del envío electrónico

1. Rapidez y eficiencia: Las notificaciones electrónicas se entregan instantáneamente, lo que acelera el proceso de comunicación en comparación con los envíos postales tradicionales. Esto es especialmente útil cuando se trata de información urgente.
2. Ahorro de tiempo y recursos: Al eliminar la necesidad de imprimir, enviar y procesar notificaciones en papel, se ahorran recursos tanto en términos de tiempo como de dinero. No es necesario esperar a que llegue una carta física ni invertir en gastos de envío.
3. Acceso global: Las notificaciones electrónicas pueden llegar a destinatarios en cualquier parte del mundo con acceso a Internet. Esto es especialmente beneficioso para empresas y organizaciones con audiencias internacionales.
4. Reducción del impacto ambiental: Al reducir el uso de papel y recursos asociados con las comunicaciones en papel, las notificaciones electrónicas ayudan a disminuir el impacto ambiental y contribuyen a la sostenibilidad.
5. Registro y trazabilidad: Las notificaciones electrónicas suelen dejar un registro electrónico de entrega y lectura, lo que proporciona una prueba tangible de que la notificación se entregó y se recibió. Esto puede ser útil en situaciones legales o contractuales.
6. Mayor seguridad: Las notificaciones electrónicas a menudo cuentan con medidas de seguridad como cifrado y autenticación, lo que puede hacer que el proceso de notificación sea más seguro en comparación con las notificaciones en papel que podrían extraviarse o ser interceptadas.
7. Comodidad: Las notificaciones electrónicas pueden ser recibidas y leídas en dispositivos electrónicos como teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras, lo que brinda mayor comodidad para los destinatarios al poder acceder a la información en cualquier momento y lugar.
8. Personalización: Las notificaciones electrónicas permiten la personalización en términos de diseño, formato y contenido. Esto puede ayudar a que la comunicación sea más atractiva y relevante para el destinatario.
9. Menor probabilidad de pérdida: A diferencia de las notificaciones en papel, que pueden perderse o pasar desapercibidas, las notificaciones electrónicas suelen notificar al destinatario de manera más visible, reduciendo la posibilidad de que se pase por alto.
10. Integración con sistemas: Las notificaciones electrónicas pueden integrarse fácilmente en sistemas de gestión y software empresarial, lo que facilita la automatización de procesos y la gestión eficiente de la información.

Leyes que regulan las notificaciones

Existen multitud de leyes que afectan directa o indirectamente a las notificaciones electrónicas. Algunas de estas son:

• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas: Esta ley regula el procedimiento administrativo electrónico en España y establece las reglas para las notificaciones electrónicas entre las administraciones públicas y los ciudadanos.
• Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI-CE): Esta ley regula los servicios de la sociedad de la información y del comercio electrónico en España. Establece los requisitos para el envío de comunicaciones comerciales por vía electrónica, incluidas las notificaciones electrónicas, y exige la obtención de consentimiento previo antes de enviar ciertos tipos de comunicaciones.
• Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica: Esta ley regula la firma electrónica y su validez legal en España. Es relevante en el contexto de las notificaciones electrónicas, ya que puede ser utilizada para autenticar y garantizar la integridad de las comunicaciones electrónicas.
• Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD): Esta ley complementa el RGPD en España y aborda aspectos específicos de la protección de datos y los derechos digitales. Regula la forma en que se deben llevar a cabo los tratamientos de datos personales en el contexto de notificaciones electrónicas.
• Reglamento General de Protección de Datos (RGPD): Aunque es una regulación europea, el RGPD es de aplicación directa en España y establece las normas para la protección de datos personales. Regula el tratamiento de datos personales en el contexto de notificaciones electrónicas y exige que se obtenga el consentimiento informado y específico del usuario para el procesamiento de sus datos.

Qué organismos envían notificaciones electrónicas

Cada vez más organismos y otras instituciones envían las notificaciones de manera telemática. Algunos de estos organismos son:

• Junta de Andalucía: La plataforma de la Junta de Andalucía.
• e-NOTUM: La plataforma de Cataluña.
• Euskadi.eus: La plataforma del País Vasco
• DGT
• Agencia Tributaria

Desafíos y Soluciones para la Implementación de la Notificación Electrónica

A pesar de los beneficios, la implementación de las notificaciones electrónicas puede presentar desafíos. Específicamente, la necesidad de un sistema de gestión de notificaciones que cumpla con los estándares de seguridad y legalidad impuestos por la ley. En este sentido, un gestor de notificaciones electrónicas se convierte en una herramienta fundamental para cumplir con la Ley 39/2015.

La Importancia de un Gestor de Notificaciones Electrónicas

Un gestor de notificaciones electrónicas es un sistema informático que facilita la gestión y envío de notificaciones electrónicas de forma automatizada y segura. Proporciona funciones como personalización de mensajes, programación de recordatorios, establecimiento de caducidades y gestión centralizada de notificaciones. Asimismo, incluye herramientas de seguimiento y trazabilidad para controlar el estado y garantizar la entrega de las notificaciones.

MsNotifica: Tu Aliado en Notificaciones Electrónicas

Un ejemplo de gestor de notificaciones electrónicas es MsNotifica, un programa desarrollado específicamente para cumplir con los requisitos de la Ley 39/2015. Su funcionamiento es muy sencillo y permite ahorrar tiempo y costes en la gestión unificada de las NEOS. Además, cuenta con funcionalidades para la personalización de mensajes, programación de recordatorios, establecimiento de caducidades y herramientas de seguimiento y trazabilidad para garantizar la entrega de las notificaciones.

Una vez que sabemos qué son las notificaciones electrónicas y la importancia que tiene tenerlas totalmente controladas, es más que evidente tener constancia de la importancia de contar con un sistema de gestión de notificaciones que cumpla con los estándares de seguridad y legalidad. MsNotifica se presenta como la herramienta esencial para garantizar eficiencia, transparencia y cumplimiento legal en la gestión administrativa. ¿Quieres ver una demostración de MsNotifica en acción? ¡Apúntate aquí!